ProLøn CRM

Hos ProLøn i Randers håndteres der godt 150.00 sager om løn hvert år. Det gjorde det vanskeligt for medarbejderne at se, hvad kollegerne arbejdede på. Især var det et problem, når kunder fulgte op på sager. Med implementeringen af eJournal fra SuperOffice, blev det lettere at få overblik over al information knyttet til en given kunde. Det har lettet arbejdet for både ProLøns medarbejdere, og for kunder, der kontakter ProLøn.

Vigtig tidsgevinst med ejournal

"Med eJournal har vi fået den brugervenlige løsning, som vi efterspurgte. Et system, der giver os overblik og gennemsigtighed på tværs af kunder, sager og medarbejdere". Adm. direktør Jens Møldrup Jensen, ProLøn

Udfordringen

ProLøn i Randers var nået op på at håndtere godt 150.000 telefoniske forespørgsler omkring lønberegning og generelle lønforhold hvert år. Kollegerne i virksomheden kunne ikke se, hvad de andre arbejdede med. Et samlet overblik fandtes ikke. Savnet var størst, når kunder fulgte op på tidligere sager. Hos ProLøn stilles telefonopkald typisk ind til første ledige medarbejder, og det krævede hver gang ekstra tid at sætte sig ind i sagerne på ny. Samtidig blev der også brugt en del tid på en manuel registrering af forespørgslerne, inden de blev lagret elektronisk.

Løsningen

Med eJournal fra SuperOffice har ProLøn i dag fået styr på det store og voksende antal forespørgsler fra kunderne på en enkel måde. Enhver henvendelse og ethvert svar registreres i systemet med få indtastninger. Det samme gælder aftaler om senere opfølgning. Alle informationer arkiveres automatisk under kundens navn, hvilket giver adgang til en opdateret og komplet historik for både supportmedarbejdere og ledelse.

Resultaterne

Det er et særpræg for ProLøn, at kundehenvendelserne ikke foregår i en jævn strøm, men falder i klumper. Virksomheden har ansvaret for lønberegningen for omkring 10.000 mindre og mellemstore virksomheder og har derfor supertravlt med besvarelser op til hver månedsafslutning. eJournals enkle registreringsprincipper, søgefunktioner og bl.a. muligheden for at oprette individuelle svarskabeloner til standardbesvarelser sikrer, at medarbejderne i dag er rustet til at yde optimal service også i perioder med spidsbelastning.

Alle medarbejdere er på få øjeblikke opdateret om seneste status. Et enkelt klik på kundens historik fortæller alt om de sager, der er blevet behandlet, og hvad der skal følges op på. "eJournal har reduceret vores tidsforbrug på det samlede sagsforløb, fordi det er så nemt at registrere tingene og finde dem frem bagefter. Alle informationer ligger inden for rækkevidde, og det udgør en klar besparelse", siger Jens Møldrup Jensen.

Da hovedparten af forespørgslerne til ProLøn gælder forholdsvis få emner, omfatter eJournal løsningen også en særlig lynsagsfunktion, hvor en sag kan oprettes med bare fire-fem oplysninger. "Det hjælper os med at være effektive", siger Jens Møldrup Jensen. Ledelsesmæssigt betyder eJournal, at ProLøn for første gang har adgang til præcise statistikker over supportfunktionen og typiske forespørgsler, fra kunderne. Der kan trækkes statistikker på stort set alt, og det åbner for at prioritere indsatsområder ud fra en forretningsmæssig vinkel. "Hvor vi tidligere arbejde ud fra "Gefühl" omkring de igangværende opgaver, giver eJournal os i dag et stærkt statistisk grundlag at træffe vores beslutninger ud fra.

Det bruger vi bl.a. til at afdække områder, hvor vi kan effektivisere standardforespørgslerne endnu mere", siger Jens Møldrup Jensen. Med tallene fra eJournal i ryggen forventer han, at ProLøns kunder i fremtiden vil få større muligheder for selv at finde svar på standardforespørgsler. Det vil samtidig frigøre ressourcer, så medarbejderne kan koncentrere sig om de 20-30% af forespørgslerne, der kræver en mere individuel rådgivning og behandling.

Vigtigste gevinster

Fuldt overblik over 150.000 forespørgsler årlig
Mindre tidsforbrug pr. sag
Mere resultatorienteret indsats
Bedre udnyttelse af ressourcer Nøgletal peger på effektivisering

Kontakt Vores ekspert, , sidder klar til at svare på alle dine spørgsmål.

Mail:

Tlf: